UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

Bentuk: UNDANG-UNDANG (UU)
Oleh: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Nomor: 7 TAHUN 1971 (7/1971)
Tanggal: 18 MEI 1971 (JAKARTA)
Sumber: LN 1971/32; TLN NO. 2964
Tentang: KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Indeks: KEARSIPAN. KETENTUAN-KETENTUAN POKOK.
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang:
a. bahw a untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang
nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau,
sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok
tentang Kearsipan;
b. bahw a dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya
dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang REFR DOCNM="61ppu019">No. 19
Prps. tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;
Mengingat:
1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang REFR DOCNM="69uu005">No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1969 No. 36);
Dengan persetujuan Dew an Perw akilan Rakyat Gotong Royong;
MEMUTUSKAN :
Mencabut : Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961 (Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).
Menetapkan : Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
BAB I.
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM.
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
1 of 8 08/12/2009 07:35 AM
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Sw asta dan/ atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jaw ab nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggung-jaw aban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
BAB II.
TUGAS PEMERINTAH.
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam w ew enang
dan tanggung-jaw ab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkew ajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b
Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jaw aban nasional, yang pengusahaannya dilakukan
berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha
menerbitkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. pengumpulan, penyimpanan, peraw atan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
Pasal 6
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
2 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usahausaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengaw asan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan; dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah dibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengaw asi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kew enangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan
sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III.
ORGANISASI KEARSIPAN.
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari:
(1) Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga
Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan
Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV.
KEWAJIBAN KEARSIPAN.
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga dan Badan-badan
Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
3 of 8 08/12/2009 07:35 AM
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan
penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan sw asta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah w ajib mengatur,
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a
Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat w ajib menyerahkan naskah-naskah
arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional
Pusat.
(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat
ditingkat Daerah, w ajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undangundang
ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V.
KETENTUAN PIDANA.
Pasal 11
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melaw an hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10
(sepuluh) tahun.
(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang
ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak
berhak mengetahuinya sedang ia diw ajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan
pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.
BAB VI.
KETENTUAN PENUTUP.
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Perundangan.
Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini
dengan penempatannya dalam Lembaran. Negara Republik Indonesia.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
4 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Presiden Republik Indonesia,
SOEHARTO
Jenderal T.N.I.
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Sekretaris Negara Republik Indonesia,
ALAMSJAH
Letnan Jenderal T.N.I.
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
tentang
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN.
PENJELASAN UMUM.
Untuk kepentingan pertanggung-jaw aban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu
diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan
Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintah Negara pada khususnya, baik
mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang Kearsipan
dalam arti yang seluas-luasnya.
Sebelum ditetapkannya Undang-undang ini, masalah kearsipan telah diatur dalam Undang-undang No.
19 Prps. tahun 1961 yang untuk mencapai maksud-maksud tersebut di atas, Undang-undang tersebut
sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kebutuhan administrasi yang sudah maju.
Berhubung dengan itu, atas dasar pertimbangan tersebut di atas dan sesuai dengan ketentuan pasal
2 Undang-undang No. 5 tahun 1969 serta surat Pimpinan Majelis Permusyaw aratan Rakyat Sementara
No. A. 9/l/24/MPRS/1967, masalah kearsipan itu perlu diatur kembali dalam Undang-undang ini yang
sekaligus merupakan penyempurnaan dari materi Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961.
Adapun penyelenggaraan dari pada pelaksanaan ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang ini
ditentukan dan diatur dalam Peraturan-peraturan Perundangan. Hal tersebut dimaksudkan agar
senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan bangsa serta
perkembangan penyelenggaraan pemerintahan administrasi negara secara teratur dan tepat. Salah
satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai organisasi inti dan unit-unit kearsipan lainnya yang terdapat di seluruh
Lembaga-lembaga Negara dan aparatur Pemerintah.
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
5 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pasal 1.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip
dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya
hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya.
Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan
satu dengan lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegaskan pula perbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan
fungsi dalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini terdapat dalam pasal 4
yakni pengamanan daripada pertanggung-jaw aban di bidang nasional dan di bidang pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga Negara dimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam
Undang-undang Dasar 1945,
Sedangkan yang dimaksudkan dengan Badan-badan pemerintahan ialah:
a. seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk
sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b. badan-badan Pemerintah yang akan/sudah dilebur pada w aktu Undang-undang ini dikeluarkan.
Pasal 2.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan
masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
arsip secara fungsionil, yakni :
a. arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan
fungsinya; dan
b. arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan
pertanggung-jaw ab nasional/pemerintahan.
Adalah perlu sekali ditentukan secara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini,
baik tentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka w aktu dan/ataupun menurut evaluasi
daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah
sebagai ternyata dalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalam pasal
8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.
Pasal 3.
Cukup jelas.
Pasal 4 dan 5.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinya dalam
pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itu dlaksanakan dengan cara-cara
sebagai berikut :
a. penyelenggaraan tata-kearsipan di seluruh aparatur,
b. menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
6 of 8 08/12/2009 07:35 AM
1. Yang diterima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatan perorangan/Badan-badan Sw asta
yang secara hukum sudah beralih kepada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yang karena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuan-ketentuan
sebelumnya telah berada dalam tanggung-jaw ab pusat-pusat penyimpanan arsip yang telah
ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yang merupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal 1 huruf a.
Pengamanan di bidang nasional meliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip sw asta,
perorangan dapat diselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal arsip Pemerintah yang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar
penguasaan Pemerintah Republik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 6 dan 7.
Cukup jelas.
Pasal 8.
Dalam organisasi Kearsipan terdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu :
a. arsip dinamis
b. arsip statis/abadi.
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan/Negara yang berada dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah
pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.
Organisasi daripada arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan
Pemerintahan yang bersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (pasal 2 huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan
bukti seluruh pertanggung-jaw aban Pemerintah maupun Bangsa.
Bahw a karena itu Arsip Nasional di samping kew ajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub
dalam psal 3 Undang-undang ini, berkew ajiban Pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahan
bukti itu guna keperluan ilmiah.
Sesuai dengan luasnya daerah Republik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia, di
tiap-tiap Ibukota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah tingkat I dibentuk
pula Arsip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan
peraturan tersendiri.
Pasal 9 dan 10.
Cukup jelas.
Pasal 11.
Istilah "memiliki" dalam ayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah terhadap
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
7 of 8 08/12/2009 07:35 AM
sesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah ia pemiliknya, yang dengan
demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut.
Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini
telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 12 dan 13.
Cukup jelas.
(Termasuk Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1971 No. 32)
--------------------------------
CATATAN
Kutipan: LEMBARAN NEGARA DAN TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA TAHUN 1971 YANG TELAH
DICETAK ULANG
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm