1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.
Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.
Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.
Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.
Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.
Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip
Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.
Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.
Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.
B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.
Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah.
Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.
Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.
Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.
C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.
Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.
Selasa, 12 April 2011
Komponen Sistem Informasi Manajemen
Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik :1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
b. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
c. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
d. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
(http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm)
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
b. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
c. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
d. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
(http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm)
Senin, 11 April 2011
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
http://nda-nitch.blogspot.com/2010/01/konsep-dasar-sistem-informasi-manajemen.html
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
http://nda-nitch.blogspot.com/2010/01/konsep-dasar-sistem-informasi-manajemen.html
Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records)
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.
Memahami konsep "Record"
Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization”
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.
Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.
Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:
Phase Siklus Hidup Arsip
Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.
Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.
Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.
Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.
Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "
Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.
Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.
Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.
Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.
http://kodzan.blogspot.com/2010/04/siklus-hidup-arsip-life-cycle-of.html
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.
Memahami konsep "Record"
Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization”
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.
Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.
Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:
Phase Siklus Hidup Arsip
Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.
Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.
Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.
Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.
Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "
Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.
Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.
Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.
Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.
http://kodzan.blogspot.com/2010/04/siklus-hidup-arsip-life-cycle-of.html
Preservasi Arsip Statis
reservasi arsip mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
ImageAktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton "bebas asam"), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Preservasi arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia
Preservasi di Arsip Nasional dibagi menjadi program restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru, di bawah Direktorat Preservasi, yang membawahi Subdirektorat Retorasi, Subdirektorat Reproduksi dan Subdirektorat Instalasi Laboratorioum.
Aktivitas di Subdirektorat Restorasi mencakup aktivitas-aktivitas untuk melestarikan usia guna arsip-arsip konvensional dalam format asli mereka.Memperbaiki dan menstabilkan arsip-arsip tekstual (naskah-naskah baik yang dijilid maupun yang tidak dijilid, dan juga kartografi), dan bertanggung jawab juga terhadap pemeliharan dan perawatan arsip-arsip media baru yang mencakup gambar bergerak, foto, mikrofilm, arsip rekaman suara. Subdirektorat ini berkerja sama dengan Instalasi Laboratorim dalam melakukan uji laboratorium terhadap arsip yang akan maupun yang telah direstorasi, dan juga bekerja sama dengan Subdirektorat Reproduksi dalam rangka memformat ulang dan menduplikasi arsip-arsip baik dalam format tekstual maupun non-tekstual dalam rangka pelsetarian dan pelayanan arsip. Kegiatan ini mencakup menduplikasi film-film bergerak, foto, mikrofilm dan arsip rekaman suara; memikrofilmkan arsip-arsip tekstual; memformat ulang arsip-arsip rekaman dari format-format yang telah usang dan tidak dapat digunakan pada peralatan playback yang ada, serta melakukan digitalisasi arsip. Aktivitas-aktivitas ini akan menghindari arsip-arsip yang rentan untuk digunakan secara langsung, namun tetap memberikan akses ke isi informasional yang dikandungnya dengan cara menangkap informasi tersebut ke format yang baru. Restorasi dan reproduksi arsip harus memepertimbangkan aspek reliabilitas dan otentisitas sehingga struktur, isi dan konteks arsip tersebut tetap terjaga. Preservasi arsip juga mencakup program pemulihan terhadap bencana.
Bagian dari proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil.
ImageAktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton "bebas asam"), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Preservasi arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia
Preservasi di Arsip Nasional dibagi menjadi program restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru, di bawah Direktorat Preservasi, yang membawahi Subdirektorat Retorasi, Subdirektorat Reproduksi dan Subdirektorat Instalasi Laboratorioum.
Aktivitas di Subdirektorat Restorasi mencakup aktivitas-aktivitas untuk melestarikan usia guna arsip-arsip konvensional dalam format asli mereka.Memperbaiki dan menstabilkan arsip-arsip tekstual (naskah-naskah baik yang dijilid maupun yang tidak dijilid, dan juga kartografi), dan bertanggung jawab juga terhadap pemeliharan dan perawatan arsip-arsip media baru yang mencakup gambar bergerak, foto, mikrofilm, arsip rekaman suara. Subdirektorat ini berkerja sama dengan Instalasi Laboratorim dalam melakukan uji laboratorium terhadap arsip yang akan maupun yang telah direstorasi, dan juga bekerja sama dengan Subdirektorat Reproduksi dalam rangka memformat ulang dan menduplikasi arsip-arsip baik dalam format tekstual maupun non-tekstual dalam rangka pelsetarian dan pelayanan arsip. Kegiatan ini mencakup menduplikasi film-film bergerak, foto, mikrofilm dan arsip rekaman suara; memikrofilmkan arsip-arsip tekstual; memformat ulang arsip-arsip rekaman dari format-format yang telah usang dan tidak dapat digunakan pada peralatan playback yang ada, serta melakukan digitalisasi arsip. Aktivitas-aktivitas ini akan menghindari arsip-arsip yang rentan untuk digunakan secara langsung, namun tetap memberikan akses ke isi informasional yang dikandungnya dengan cara menangkap informasi tersebut ke format yang baru. Restorasi dan reproduksi arsip harus memepertimbangkan aspek reliabilitas dan otentisitas sehingga struktur, isi dan konteks arsip tersebut tetap terjaga. Preservasi arsip juga mencakup program pemulihan terhadap bencana.
Bagian dari proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil.
Pemelirahaan Arsip
Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak. Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.
1. Kerusakan arsip
Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.
Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga.
Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah seberulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yangpelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di pelbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanyam membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilidan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya.
Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.
Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
Zat-zat kimia yang terdapat dlaam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, dbu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip.
Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya.
Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.
Faktor kerusakan kertas uamg lain inilah yang disebabkan oleh asama. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri. Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.
Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:
1.
Melakukan pengujian kualifikasi mutu sarana dan prasarana arsip
2.
Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi
3.
Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip
4.
Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip
5.
Melakukan pengujian otentisitas arsip
http://www.arsip.kotabogor.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id=100&Itemid=92
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik.
1. Kerusakan arsip
Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.
Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga.
Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah seberulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yangpelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di pelbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanyam membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilidan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya.
Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.
Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
Zat-zat kimia yang terdapat dlaam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, dbu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip.
Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya.
Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri.
Faktor kerusakan kertas uamg lain inilah yang disebabkan oleh asama. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri. Kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat rusak.
Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium menyelenggarakan fungsi:
1.
Melakukan pengujian kualifikasi mutu sarana dan prasarana arsip
2.
Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi
3.
Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi, dan reproduksi arsip
4.
Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip
5.
Melakukan pengujian otentisitas arsip
http://www.arsip.kotabogor.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id=100&Itemid=92
PENCIPTAAN NASKAH DINAS
A. PENGERTIAN
1. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat.
a. Naskah Dinas Biasa adalah : naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut,
tidak mengandung informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan;
b.Naskah Dinas Penting adalah : Naskah Dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindaklanjut,mengandung
infomrasi penting, dan konsepsi kebijaksanaan;
c. Naskah Dinas Rahasia adalah : Naskah Dinas yang isinya memerlukan perlindungan karena jika bocor
akan menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi kredibilitas negara, menyulitkan terlaksanaya
strategi pemerintahan umunya.
2. Kartu Kendali adalah : Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian, penemuan kembali
dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
a. Kartu Kendali Masuk adalah : Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan dan penyampaian naskah dinas masuk.
b. Kartu Kendali Keluar adalah : Lembar isian untuk pencatatan dan penyampaian naskah dinas keluar
3. Daftar Pengendali adalah : Daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluaryang sudah dicatat dalam kartu kendali sebagai alat kontrol
4. Kartu Tunjuk Silang adalah : Formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih
dari satu masalah pada satu naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan
naskah (file) yang lain.
5. Lembar Pengantar adalah: formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa
dan naskah dinas rahasia.
6. Lembar Disposisi adalah : lembar isian untuk menuliskan instruksi/informasi.
7. Tata Usaha Unit Pengolah adalah : Unit kerja ketatausahaan di unit pengolah.
8. Pengolah adalah : staf yang bertugas melakukan pengolah naskah dinas.
9. Penerima adalah : Pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos
telekomunikasi, caraka, dan perorangan.
10.Pengarah Naskah Dinas adalah : Pengolah yang bertugas mengarahkan naskah dinas masuk yang harus
disampaikan unit pengolah dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks.
11. Pengendali/Pencatat adalah : pengolah yang bertugas melakukan pencatatan dan pengendalian naskah
dinas masuk dan naskah dinas keluar.
12. Pengirim Naskah Dinas adalah : pengolah yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas.
13. Penyimpan Naskah Dinas adalah : Pengolah yang bertugas melakukan penyimpanan
dan pemilahan naskah dinas
B.PENCIPTAAN NASKAH DINAS
1.Penciptaan Naskah Dinas yaitu : proses kegiatan sejak pembuatan draft/ konsep, pengentikan
penandatanganan,penomoran,sampai naskah tersebut di gunakan. kegiatan yang harus diperhatikan
penciptaan naskah dinas.
a. Pemilihan jenis kertas dan tinta
b. Bentuk naskahdinas dari pembagian kewenangan maslah naskah dinas
c. Penentuan sifat surat;
d. Penggunaan kop surat;
e. tata cara pengetikan ;
f. penulisaan nomenklatur
g. Penggunaan a.n. dan u.b;
h. pembubuhan paraf;
i. penomoran naskah dinas;
j. Pengisian tembusan;
k.Penyampulan surat/ naskah dinas.
1. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat.
a. Naskah Dinas Biasa adalah : naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut,
tidak mengandung informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan;
b.Naskah Dinas Penting adalah : Naskah Dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindaklanjut,mengandung
infomrasi penting, dan konsepsi kebijaksanaan;
c. Naskah Dinas Rahasia adalah : Naskah Dinas yang isinya memerlukan perlindungan karena jika bocor
akan menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi kredibilitas negara, menyulitkan terlaksanaya
strategi pemerintahan umunya.
2. Kartu Kendali adalah : Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian, penemuan kembali
dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
a. Kartu Kendali Masuk adalah : Lembar isian untuk pencatatan, penerimaan dan penyampaian naskah dinas masuk.
b. Kartu Kendali Keluar adalah : Lembar isian untuk pencatatan dan penyampaian naskah dinas keluar
3. Daftar Pengendali adalah : Daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluaryang sudah dicatat dalam kartu kendali sebagai alat kontrol
4. Kartu Tunjuk Silang adalah : Formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih
dari satu masalah pada satu naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan
naskah (file) yang lain.
5. Lembar Pengantar adalah: formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa
dan naskah dinas rahasia.
6. Lembar Disposisi adalah : lembar isian untuk menuliskan instruksi/informasi.
7. Tata Usaha Unit Pengolah adalah : Unit kerja ketatausahaan di unit pengolah.
8. Pengolah adalah : staf yang bertugas melakukan pengolah naskah dinas.
9. Penerima adalah : Pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos
telekomunikasi, caraka, dan perorangan.
10.Pengarah Naskah Dinas adalah : Pengolah yang bertugas mengarahkan naskah dinas masuk yang harus
disampaikan unit pengolah dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks.
11. Pengendali/Pencatat adalah : pengolah yang bertugas melakukan pencatatan dan pengendalian naskah
dinas masuk dan naskah dinas keluar.
12. Pengirim Naskah Dinas adalah : pengolah yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas.
13. Penyimpan Naskah Dinas adalah : Pengolah yang bertugas melakukan penyimpanan
dan pemilahan naskah dinas
B.PENCIPTAAN NASKAH DINAS
1.Penciptaan Naskah Dinas yaitu : proses kegiatan sejak pembuatan draft/ konsep, pengentikan
penandatanganan,penomoran,sampai naskah tersebut di gunakan. kegiatan yang harus diperhatikan
penciptaan naskah dinas.
a. Pemilihan jenis kertas dan tinta
b. Bentuk naskahdinas dari pembagian kewenangan maslah naskah dinas
c. Penentuan sifat surat;
d. Penggunaan kop surat;
e. tata cara pengetikan ;
f. penulisaan nomenklatur
g. Penggunaan a.n. dan u.b;
h. pembubuhan paraf;
i. penomoran naskah dinas;
j. Pengisian tembusan;
k.Penyampulan surat/ naskah dinas.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Bentuk: UNDANG-UNDANG (UU)
Oleh: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Nomor: 7 TAHUN 1971 (7/1971)
Tanggal: 18 MEI 1971 (JAKARTA)
Sumber: LN 1971/32; TLN NO. 2964
Tentang: KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Indeks: KEARSIPAN. KETENTUAN-KETENTUAN POKOK.
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang:
a. bahw a untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang
nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau,
sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok
tentang Kearsipan;
b. bahw a dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya
dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang REFR DOCNM="61ppu019">No. 19
Prps. tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;
Mengingat:
1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang REFR DOCNM="69uu005">No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1969 No. 36);
Dengan persetujuan Dew an Perw akilan Rakyat Gotong Royong;
MEMUTUSKAN :
Mencabut : Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961 (Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).
Menetapkan : Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
BAB I.
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM.
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
1 of 8 08/12/2009 07:35 AM
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Sw asta dan/ atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jaw ab nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggung-jaw aban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
BAB II.
TUGAS PEMERINTAH.
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam w ew enang
dan tanggung-jaw ab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkew ajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b
Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jaw aban nasional, yang pengusahaannya dilakukan
berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha
menerbitkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. pengumpulan, penyimpanan, peraw atan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
Pasal 6
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
2 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usahausaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengaw asan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan; dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah dibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengaw asi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kew enangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan
sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III.
ORGANISASI KEARSIPAN.
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari:
(1) Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga
Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan
Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV.
KEWAJIBAN KEARSIPAN.
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga dan Badan-badan
Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
3 of 8 08/12/2009 07:35 AM
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan
penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan sw asta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah w ajib mengatur,
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a
Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat w ajib menyerahkan naskah-naskah
arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional
Pusat.
(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat
ditingkat Daerah, w ajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undangundang
ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V.
KETENTUAN PIDANA.
Pasal 11
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melaw an hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10
(sepuluh) tahun.
(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang
ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak
berhak mengetahuinya sedang ia diw ajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan
pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.
BAB VI.
KETENTUAN PENUTUP.
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Perundangan.
Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini
dengan penempatannya dalam Lembaran. Negara Republik Indonesia.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
4 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Presiden Republik Indonesia,
SOEHARTO
Jenderal T.N.I.
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Sekretaris Negara Republik Indonesia,
ALAMSJAH
Letnan Jenderal T.N.I.
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
tentang
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN.
PENJELASAN UMUM.
Untuk kepentingan pertanggung-jaw aban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu
diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan
Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintah Negara pada khususnya, baik
mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang Kearsipan
dalam arti yang seluas-luasnya.
Sebelum ditetapkannya Undang-undang ini, masalah kearsipan telah diatur dalam Undang-undang No.
19 Prps. tahun 1961 yang untuk mencapai maksud-maksud tersebut di atas, Undang-undang tersebut
sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kebutuhan administrasi yang sudah maju.
Berhubung dengan itu, atas dasar pertimbangan tersebut di atas dan sesuai dengan ketentuan pasal
2 Undang-undang No. 5 tahun 1969 serta surat Pimpinan Majelis Permusyaw aratan Rakyat Sementara
No. A. 9/l/24/MPRS/1967, masalah kearsipan itu perlu diatur kembali dalam Undang-undang ini yang
sekaligus merupakan penyempurnaan dari materi Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961.
Adapun penyelenggaraan dari pada pelaksanaan ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang ini
ditentukan dan diatur dalam Peraturan-peraturan Perundangan. Hal tersebut dimaksudkan agar
senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan bangsa serta
perkembangan penyelenggaraan pemerintahan administrasi negara secara teratur dan tepat. Salah
satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai organisasi inti dan unit-unit kearsipan lainnya yang terdapat di seluruh
Lembaga-lembaga Negara dan aparatur Pemerintah.
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
5 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pasal 1.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip
dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya
hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya.
Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan
satu dengan lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegaskan pula perbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan
fungsi dalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini terdapat dalam pasal 4
yakni pengamanan daripada pertanggung-jaw aban di bidang nasional dan di bidang pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga Negara dimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam
Undang-undang Dasar 1945,
Sedangkan yang dimaksudkan dengan Badan-badan pemerintahan ialah:
a. seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk
sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b. badan-badan Pemerintah yang akan/sudah dilebur pada w aktu Undang-undang ini dikeluarkan.
Pasal 2.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan
masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
arsip secara fungsionil, yakni :
a. arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan
fungsinya; dan
b. arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan
pertanggung-jaw ab nasional/pemerintahan.
Adalah perlu sekali ditentukan secara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini,
baik tentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka w aktu dan/ataupun menurut evaluasi
daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah
sebagai ternyata dalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalam pasal
8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.
Pasal 3.
Cukup jelas.
Pasal 4 dan 5.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinya dalam
pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itu dlaksanakan dengan cara-cara
sebagai berikut :
a. penyelenggaraan tata-kearsipan di seluruh aparatur,
b. menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
6 of 8 08/12/2009 07:35 AM
1. Yang diterima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatan perorangan/Badan-badan Sw asta
yang secara hukum sudah beralih kepada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yang karena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuan-ketentuan
sebelumnya telah berada dalam tanggung-jaw ab pusat-pusat penyimpanan arsip yang telah
ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yang merupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal 1 huruf a.
Pengamanan di bidang nasional meliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip sw asta,
perorangan dapat diselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal arsip Pemerintah yang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar
penguasaan Pemerintah Republik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 6 dan 7.
Cukup jelas.
Pasal 8.
Dalam organisasi Kearsipan terdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu :
a. arsip dinamis
b. arsip statis/abadi.
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan/Negara yang berada dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah
pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.
Organisasi daripada arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan
Pemerintahan yang bersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (pasal 2 huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan
bukti seluruh pertanggung-jaw aban Pemerintah maupun Bangsa.
Bahw a karena itu Arsip Nasional di samping kew ajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub
dalam psal 3 Undang-undang ini, berkew ajiban Pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahan
bukti itu guna keperluan ilmiah.
Sesuai dengan luasnya daerah Republik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia, di
tiap-tiap Ibukota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah tingkat I dibentuk
pula Arsip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan
peraturan tersendiri.
Pasal 9 dan 10.
Cukup jelas.
Pasal 11.
Istilah "memiliki" dalam ayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah terhadap
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
7 of 8 08/12/2009 07:35 AM
sesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah ia pemiliknya, yang dengan
demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut.
Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini
telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 12 dan 13.
Cukup jelas.
(Termasuk Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1971 No. 32)
--------------------------------
CATATAN
Kutipan: LEMBARAN NEGARA DAN TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA TAHUN 1971 YANG TELAH
DICETAK ULANG
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
Oleh: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Nomor: 7 TAHUN 1971 (7/1971)
Tanggal: 18 MEI 1971 (JAKARTA)
Sumber: LN 1971/32; TLN NO. 2964
Tentang: KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
Indeks: KEARSIPAN. KETENTUAN-KETENTUAN POKOK.
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang:
a. bahw a untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang
nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau,
sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok
tentang Kearsipan;
b. bahw a dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya
dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang REFR DOCNM="61ppu019">No. 19
Prps. tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;
Mengingat:
1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang REFR DOCNM="69uu005">No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1969 No. 36);
Dengan persetujuan Dew an Perw akilan Rakyat Gotong Royong;
MEMUTUSKAN :
Mencabut : Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961 (Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).
Menetapkan : Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
BAB I.
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM.
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
1 of 8 08/12/2009 07:35 AM
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Sw asta dan/ atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara;
b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jaw ab nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggung-jaw aban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
BAB II.
TUGAS PEMERINTAH.
Pasal 4
(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam w ew enang
dan tanggung-jaw ab sepenuhnya dari Pemerintah.
(2) Pemerintah berkew ajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b
Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jaw aban nasional, yang pengusahaannya dilakukan
berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha
menerbitkan:
a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
b. pengumpulan, penyimpanan, peraw atan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.
Pasal 6
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
2 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usahausaha:
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;
b. pendidikan kader ahli kearsipan;
c. penerangan/kontrole/pengaw asan;
d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan; dan
e. penyelidikan-penyelidikan ilmiah dibidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengaw asi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kew enangan tenaga ahli kearsipan.
(3) Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan
sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III.
ORGANISASI KEARSIPAN.
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari:
(1) Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga
Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan
Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV.
KEWAJIBAN KEARSIPAN.
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga dan Badan-badan
Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
3 of 8 08/12/2009 07:35 AM
(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah w ajib menyimpan, memelihara dan
penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan sw asta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah w ajib mengatur,
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a
Undang-undang ini.
(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat w ajib menyerahkan naskah-naskah
arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional
Pusat.
(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat
ditingkat Daerah, w ajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undangundang
ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V.
KETENTUAN PIDANA.
Pasal 11
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melaw an hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10
(sepuluh) tahun.
(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang
ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak
berhak mengetahuinya sedang ia diw ajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan
pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.
BAB VI.
KETENTUAN PENUTUP.
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Perundangan.
Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini
dengan penempatannya dalam Lembaran. Negara Republik Indonesia.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
4 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Presiden Republik Indonesia,
SOEHARTO
Jenderal T.N.I.
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 18 Mei 1971.
Sekretaris Negara Republik Indonesia,
ALAMSJAH
Letnan Jenderal T.N.I.
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
tentang
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN.
PENJELASAN UMUM.
Untuk kepentingan pertanggung-jaw aban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu
diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan
Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintah Negara pada khususnya, baik
mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang Kearsipan
dalam arti yang seluas-luasnya.
Sebelum ditetapkannya Undang-undang ini, masalah kearsipan telah diatur dalam Undang-undang No.
19 Prps. tahun 1961 yang untuk mencapai maksud-maksud tersebut di atas, Undang-undang tersebut
sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan kebutuhan administrasi yang sudah maju.
Berhubung dengan itu, atas dasar pertimbangan tersebut di atas dan sesuai dengan ketentuan pasal
2 Undang-undang No. 5 tahun 1969 serta surat Pimpinan Majelis Permusyaw aratan Rakyat Sementara
No. A. 9/l/24/MPRS/1967, masalah kearsipan itu perlu diatur kembali dalam Undang-undang ini yang
sekaligus merupakan penyempurnaan dari materi Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961.
Adapun penyelenggaraan dari pada pelaksanaan ketentuan-ketentuan menurut Undang-undang ini
ditentukan dan diatur dalam Peraturan-peraturan Perundangan. Hal tersebut dimaksudkan agar
senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan bangsa serta
perkembangan penyelenggaraan pemerintahan administrasi negara secara teratur dan tepat. Salah
satu usaha untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan Undang-undang ini, dibentuk Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai organisasi inti dan unit-unit kearsipan lainnya yang terdapat di seluruh
Lembaga-lembaga Negara dan aparatur Pemerintah.
PENJELASAN PASAL DEMI PASAL.
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
5 of 8 08/12/2009 07:35 AM
Pasal 1.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip
dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya
hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya.
Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan
satu dengan lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dalam pasal ini ditegaskan pula perbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan
fungsi dalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini terdapat dalam pasal 4
yakni pengamanan daripada pertanggung-jaw aban di bidang nasional dan di bidang pemerintahan.
Dengan Lembaga-lembaga Negara dimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam
Undang-undang Dasar 1945,
Sedangkan yang dimaksudkan dengan Badan-badan pemerintahan ialah:
a. seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya untuk
sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan
b. badan-badan Pemerintah yang akan/sudah dilebur pada w aktu Undang-undang ini dikeluarkan.
Pasal 2.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan
masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
arsip secara fungsionil, yakni :
a. arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan
fungsinya; dan
b. arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan
pertanggung-jaw ab nasional/pemerintahan.
Adalah perlu sekali ditentukan secara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini,
baik tentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka w aktu dan/ataupun menurut evaluasi
daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Perundangan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah
sebagai ternyata dalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalam pasal
8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.
Pasal 3.
Cukup jelas.
Pasal 4 dan 5.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinya dalam
pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itu dlaksanakan dengan cara-cara
sebagai berikut :
a. penyelenggaraan tata-kearsipan di seluruh aparatur,
b. menentukan syarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
6 of 8 08/12/2009 07:35 AM
1. Yang diterima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatan perorangan/Badan-badan Sw asta
yang secara hukum sudah beralih kepada Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;
2. Yang karena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atau ketentuan-ketentuan
sebelumnya telah berada dalam tanggung-jaw ab pusat-pusat penyimpanan arsip yang telah
ditentukan oleh Pemerintah;
3. Yang merupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal 1 huruf a.
Pengamanan di bidang nasional meliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip sw asta,
perorangan dapat diselamatkan demi kepentingan nasional.
Demikian Pula soal arsip Pemerintah yang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar
penguasaan Pemerintah Republik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 6 dan 7.
Cukup jelas.
Pasal 8.
Dalam organisasi Kearsipan terdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu :
a. arsip dinamis
b. arsip statis/abadi.
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan/Negara yang berada dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah
pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.
Organisasi daripada arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan
Pemerintahan yang bersangkutan.
Untuk arsip statis/abadi (pasal 2 huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan
bukti seluruh pertanggung-jaw aban Pemerintah maupun Bangsa.
Bahw a karena itu Arsip Nasional di samping kew ajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub
dalam psal 3 Undang-undang ini, berkew ajiban Pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahan
bukti itu guna keperluan ilmiah.
Sesuai dengan luasnya daerah Republik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia, di
tiap-tiap Ibukota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah tingkat I dibentuk
pula Arsip Nasional Daerah.
Segala sesuatu yang bersangkutan dengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan
peraturan tersendiri.
Pasal 9 dan 10.
Cukup jelas.
Pasal 11.
Istilah "memiliki" dalam ayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah terhadap
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
7 of 8 08/12/2009 07:35 AM
sesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah ia pemiliknya, yang dengan
demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut.
Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini
telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 12 dan 13.
Cukup jelas.
(Termasuk Lembaran-Negara Republik Indonesia
tahun 1971 No. 32)
--------------------------------
CATATAN
Kutipan: LEMBARAN NEGARA DAN TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA TAHUN 1971 YANG TELAH
DICETAK ULANG
UU 7 TAHUN 1971 - KETENTUAN POKOK KEARSIPAN http://www.theceli.com/dokumen/produk/1971/7-1971.htm
Senin, 04 April 2011
STRATEGI PENGATURAN ARSIP STATIS PADA LEMBAGA KEARSIPAN DALAM UPAYA MENINGKATKAN AKSES DAN MUTU LAYANAN ARSIP STATIS KEPADA PUBLIK
Oleh : Drs. Azmi, M.si
Pengaturan Arsip Statis
Schellenberg (1961) menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip
statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their
evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan
secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use).
Meskipun konsep Schellenberg sudah lama, namun konsep tersebut menurut
penulis masih tetap aktual dan relevan untuk diterapkan dalam pengaturan arsip
statis di Lembaga Kearsipan (Pusat dan Daerah) pada saat sekarang.
Menurut penulis untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, seperti
yang dimaksudkan oleh Schellenberg, maka Lembaga Kearsipan perlu memiliki
konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Dengan strategi ini, arsip statis hasil
akuisisi atau transfer dari lembaga pencipta arsip akan diatur dengan kontrol
ilmu kearsipan, standard deskripsi, dan koordinasi kerja yang ketat. Kemudian
ditopang dengan aspek pendukung berupa peralatan yang standar, SDM yang
profesional, dan ruang kerja yang representatif. Dengan sistem kerja ini arsip
statis sebagai input akan menghasilkan output berupa informasi yang otentik
dan reliabel, sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat/publik.
Alur pikir strategi pengaturan arsip statis pada Lembaga Kearsipan dalam
upaya meningkat akses dan mutu layanan arsip statis kepada publik dapat
digambarkan dalam model, seperti di bawah ini.
Model Strategi Pengaturan Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan
1. Ilmu Kearsipan (Archival Science)
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam
pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.
Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus
dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan
berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan
arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis
sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai
informasi yang unik.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan
produk pustaka. Schellenberg (1956) menyebutkan dua perbedaan mendasar,
yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan
arsip adalah tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan
fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organis dalam
hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.
Produk pustaka tercipta karena kreativitas budaya dalam bentuk informasi utuh
dan terlepas hubungan antara naskah satu dengan yang lain.
Perbedaan dasar tersebut mendasari perbedaan teknis pengelolaan arsip,
baik mengenai proses akuisisi, pengolahan informasi dan deskripsi. Akuisisi arsip
selalu terkait dengan sesuatu pencipta dan kaitan antarnaskah, sementara
produk pustaka dapat diperoleh dari berbagai sumber yang masing-masing
berdiri sendiri. Pengolahan informasi arsip mengacu kepada dua hal secara
terpadu, yakni fungsi dan aspek substansi, sehingga bersifat organik. Sementara
pengaturan informasi pustaka mengacu pada substansi secara murni. Pada aspek
deskripsi, arsip bersifat multilevel sehingga dituangkan dalam bentuk sarana penemuan arsip (finding aid : senarai, inventaris), sementara deskripsi produk
pustaka bersifat monolevel yang dituangkan dalam katalog.
Melihat perbedaan mendasar di atas, meskipun sama-sama dalam
rumpun informasi maka pengolahan arsip harus didasari pada ilmu tersendiri.
Karena prinsip-prinsip pengelolaannya berbeda antara arsip dengan bidang
pustaka atau bidang informasi lainnya.
2. Standar Deskripsi ( Description Standard)
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang
tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga
dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat.
Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga
kearsipan hingga menjadii sumber informasi yang senantiasa dapat diakses
dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Penataan arsip akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki
informasi banyak tentang arsip yang akan ditanganinya, baik mengenai identitas
pencipta arsip, sistem penataannya, riwayat arsip, kondisi atau keadaan arsip,
ataupun hal-hal lainnya. Karena itu Lembaga Kearsipan harus memiliki standar
deskripsi arsip statis yang berfungsi sebagai unsur kontrol terhadap pengaturan
arsip, sehingga Arsiparis dapat melakukan pendeskripsian arsip statis dengan
standar baku yang berlaku, baik secara nasional dan internasional.
ICA (international council on archvves) 2000, mendefinisikan deskripsi arsip
adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang
dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut
mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi
guna mengidentifikasikan bahan arsip tersebut, termasuk penjelasan konteks dan
sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut.
Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi
mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip
tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G),
ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlaku
Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description)yang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga/instansi/organisasi
pemerintah. Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini
siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap
pendeskripsian arsip statis. Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan
penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah: 1)
identity statemen area, 2) context area, 3) content and structure area, 4)
conditions of access and use area, 5) allied materials area, 6) note area,
description control area.
Titik-titik akses informasi arsip statis didasarkan pada elemen-elemen
deskripsi. Nilai titik-titik akses ditumbuhkembangkan melalui kendali sumber.
Karena pentingnya titik akses untuk pencarian/penemuan kembali informasi,
telah dikembangkan suatu standar ICA terpisah antara arsip lembaga pemerintah
dengan nonlembaga pemerintah, International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR:CPF). ISAAR (CPF)
memberikan aturan umum untuk menyusun arsip yang menggambarkan badanbadan
hukum, perorangan dan keluarga, yang disebut sebagai pencipta (creator)
dalam pendeskripsian arsip. Elemen deskripsi ISAAR (CPF) 2004, meliputi : 1)
identity area, 2) description area, 3) relationship area, 4) control area, 5) relating
corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources.
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk khasanah arsip
statis yang berasal lembaga pemerintah (ISAD) atau nonlembaga pemerintah
(ISAAR) : swasta, ormas/orpol, personal, dan keluarga, maka pengolahan arsip
statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola baku/standar sesuai dengan
creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih
meningkat.
3. Koordinasi (Coordination)
Koordinasi (coordination) adalah proses sikronisasi dan pembentukan
hubungan fungsional antar unsur-unsur dari suatu sistem atau sub-sistem, untuk
mencapai tujuan tertentu (Soekamto, 1983:69). Koordinasi, merupakan suatu
istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit
diimplementasikan.
Dalam lingkup archives management pekerjaan pengolahan arsip
merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi,pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).
Karena itu pelaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis tidak akan berjalan
optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dengan unit kerja lain, seperti
Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi), Unit Kerja Layanan
Informasi.
Hubungan antarsubsistem tersebut dapat terlihat ketika Arsiparis hendak
mengolah arsip diperlukan khasanah arsip yang tersimpan di ruang penyimpanan
(depo) – tempat penyimpanan arsip statis. Koordinasi berfungsi sebagai unsur
kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis agar kegiatan pengaturan dan
pengaktualisasian data dapat berjalan efektif. Pengaturan arsip pada ruang
pengolahan tidak akan berjalan efektif apabila tidak ada hubungan kerja yang
harmonis antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Penyimpanan Arsip.
Begitu halnya antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Layanan Informasi
terutama ketika terjadi revisi atau pembaruan data (updating data) jalan
masuk/sarana penemuan arsip.
4. Ruang Pengolahan (Description Room)
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup
panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan
finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang
khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang
pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas,
perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja
Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter
atau jenis media arsip. Persoalannya adalah bagaimana Lembaga Kearsipan
dapat mewujudkan pembangunan ruang pengolahan arsip yang seperti itu. Hal
ini menyangkut banyak hal yang harus dipertimbangkan atau dengan kata lain
diperlukan adanya studi kelayakan (feasibility study). Harus dilakukan kajian
untuk menjamin bahwa keberadaan ruang pengolahan arsip statis akan
menunjukkan secara nyata pada peningkatan efisiensi, efektivitas, keamanan,
kenyamanan dan kreativitas pengolahan arsip, yang hilirnya merupakan kinerja
Lembaga Kearsipan secara keseluruhan.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan
perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan
dapat diambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah
memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Secara umum volume, keamanan, media arsip, pelestarian dan kualitas
akuisisi arsip menjadi pertimbangan utama bagi Lembaga Kearsipan untuk
memutuskan pembangunan ruang pengolahan. Karena dalam konteks
manajemen kearsipan fungsi pengolahan arsip statis tidak terpisahkan dengan
fungsi lainya, yakni akuisisi, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan
dan pendayagunaan arsip statis.Oleh karena itu usulan pembangunan ruang
pengolahan arsip harus didukung data empirik mengenai volume arsip, jenis/tipe
arsip dan kualitas informasi.
Kenyamanan dan kesehatan pegawai juga penting untuk menjadi
pertimbangan pembangunan ruang pengolahan yang terpisah dengan wilayah
administasi. Kegiatan pengolahan arsip yang menyatu dengan wilayah
administasi pada Lembaga Kearsipan bukanlah suatu contoh yang tepat dalam
mengolah informasi arsip statis.
Studi kelayakan dapat dilakukan oleh pejabat fungsional Lembaga
Kearsipan atau memanfaatkan tenaga profesional dari instansi lain. Apa pun
yang menjadi pilihan hasil studi tersebut merupakan bahan yang harus dikaji
oleh manajemen. Dengan adanya persetujuan manajemen/pimpinan
pembangunan ruang pengolahan arsip dapat direalisasikan.
4. Peralatan (Tools)
Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam
pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya
boks, amplop, can, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan
perencanaan tata letak yang ditetapkan. Selain fasilitas ruang pengolahan,
pengaturan arsip statis membutuhkan unsur pendukung kerja, yakni peralatan
(equipments) dan sarana kearsipan (supplies). Hal ini diperlukan untuk
menyimpan arsip mulai dari level naskah (item), berkas (file), seri arsip (record
series) dan grup arsip (fonds). Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan
peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder,
amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan
sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Untuk sarana kearsipan
diharapkan menggunakan bahan dengan tingkat keasaman (pH) 7-8.
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk
arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto,
rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran
(nonstandard size). Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip
statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik arsip
masing-masing jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip
menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilaiguna permanen.
Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik,
hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan
yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan
aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka
penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsip karena
berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya (Terminologi Kearsipan
Indonesia, 2002:89).
Dalam penataan arsip audio-visual membutuhkan penanganan secara
intelektual dan teknik (intelectual and technical handling). Pendeskripsian arsip
audio-visual menuntut penyajian data intelektual dan data teknis secara akurat
dari arsip yang diolah. Data intelektual mencakup data yang berkaitan dengan
apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku) yang diwawancara, di
mana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan
(produksi), dsb. Sedangkan data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip,
format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan.
Berkaitan dengan tuntutan ketersedian data intelektual dan teknik yang
dibutuhkan oleh user sesuai dengan jenis dan karakteristik arsip, maka dalam
mengolah arsip audio-visual suka atau tidak suka, peralatan seperti steenbeck
film, telesine, projektor, videocassette recorder, transcriber, tape player,
microreader, dll. harus senantiasa tersedia di Lembaga Kearsipan.
Selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis
pengolahan informasi arsip, perlu juga dipersiapkan juga peralatan pendukung
kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja Arsiparis, seperti
masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman.
6. SDM (Human Resources)
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa
pengaturan arsip tidak semata-mata dari aspek fisik atau otentisitasnya,
melainkan justru terutama pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik
untuk arsip konvensional maupun audio visual atau pun arsip elektronik,
pengaturannya harus ditekankan pada pengelompokan berdasarkan unit-unit
informasi kegiatan yang siap pakai (ready to use) untuk kepentingan akses dan
mutu layanan kepada publik.
Untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis
diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam
hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenanang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan (SK Menpan No.
09/KEP/M.PAN/2/2002) - yang memang telah dipersiapkan sebagai tenaga
profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya. Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk
mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada
kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran
informasi.
Dengan adanya pengaturan arsip secara profesional oleh Arsiparis yang
memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan
menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa
asing, teknologi informasi dan kmomunikasi) pada setiap Lembaga Kearsipan ,
maka pada gilirannya akan dimungkinkan terselenggaranya suatu sistem
kearsipan statis nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat
teknologi informasi dan komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi
intern Lembaga Kearsipan (local area network) maupun jaringan informasi antar
Lembaga Kearsipan (wide area network) atau sejenis JIKN (Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional). Dalam hal ini bukan saja dimungkin untuk mengetahui
khasanah arsip statis pada satu Lembaga Kearsipan, melainkan informasi
khasanah arsip statis antar Lembaga Kearsipan (ANRI, BKD, KAD).
dari :© Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
Pengaturan Arsip Statis
Schellenberg (1961) menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip
statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their
evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan
secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use).
Meskipun konsep Schellenberg sudah lama, namun konsep tersebut menurut
penulis masih tetap aktual dan relevan untuk diterapkan dalam pengaturan arsip
statis di Lembaga Kearsipan (Pusat dan Daerah) pada saat sekarang.
Menurut penulis untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, seperti
yang dimaksudkan oleh Schellenberg, maka Lembaga Kearsipan perlu memiliki
konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Dengan strategi ini, arsip statis hasil
akuisisi atau transfer dari lembaga pencipta arsip akan diatur dengan kontrol
ilmu kearsipan, standard deskripsi, dan koordinasi kerja yang ketat. Kemudian
ditopang dengan aspek pendukung berupa peralatan yang standar, SDM yang
profesional, dan ruang kerja yang representatif. Dengan sistem kerja ini arsip
statis sebagai input akan menghasilkan output berupa informasi yang otentik
dan reliabel, sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat/publik.
Alur pikir strategi pengaturan arsip statis pada Lembaga Kearsipan dalam
upaya meningkat akses dan mutu layanan arsip statis kepada publik dapat
digambarkan dalam model, seperti di bawah ini.
Model Strategi Pengaturan Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan
1. Ilmu Kearsipan (Archival Science)
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam
pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.
Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus
dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan
berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan
arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis
sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai
informasi yang unik.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan
produk pustaka. Schellenberg (1956) menyebutkan dua perbedaan mendasar,
yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan
arsip adalah tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan
fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organis dalam
hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.
Produk pustaka tercipta karena kreativitas budaya dalam bentuk informasi utuh
dan terlepas hubungan antara naskah satu dengan yang lain.
Perbedaan dasar tersebut mendasari perbedaan teknis pengelolaan arsip,
baik mengenai proses akuisisi, pengolahan informasi dan deskripsi. Akuisisi arsip
selalu terkait dengan sesuatu pencipta dan kaitan antarnaskah, sementara
produk pustaka dapat diperoleh dari berbagai sumber yang masing-masing
berdiri sendiri. Pengolahan informasi arsip mengacu kepada dua hal secara
terpadu, yakni fungsi dan aspek substansi, sehingga bersifat organik. Sementara
pengaturan informasi pustaka mengacu pada substansi secara murni. Pada aspek
deskripsi, arsip bersifat multilevel sehingga dituangkan dalam bentuk sarana penemuan arsip (finding aid : senarai, inventaris), sementara deskripsi produk
pustaka bersifat monolevel yang dituangkan dalam katalog.
Melihat perbedaan mendasar di atas, meskipun sama-sama dalam
rumpun informasi maka pengolahan arsip harus didasari pada ilmu tersendiri.
Karena prinsip-prinsip pengelolaannya berbeda antara arsip dengan bidang
pustaka atau bidang informasi lainnya.
2. Standar Deskripsi ( Description Standard)
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang
tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga
dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat.
Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga
kearsipan hingga menjadii sumber informasi yang senantiasa dapat diakses
dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Penataan arsip akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki
informasi banyak tentang arsip yang akan ditanganinya, baik mengenai identitas
pencipta arsip, sistem penataannya, riwayat arsip, kondisi atau keadaan arsip,
ataupun hal-hal lainnya. Karena itu Lembaga Kearsipan harus memiliki standar
deskripsi arsip statis yang berfungsi sebagai unsur kontrol terhadap pengaturan
arsip, sehingga Arsiparis dapat melakukan pendeskripsian arsip statis dengan
standar baku yang berlaku, baik secara nasional dan internasional.
ICA (international council on archvves) 2000, mendefinisikan deskripsi arsip
adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang
dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut
mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi
guna mengidentifikasikan bahan arsip tersebut, termasuk penjelasan konteks dan
sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut.
Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi
mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip
tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G),
ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlaku
Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description)yang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga/instansi/organisasi
pemerintah. Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini
siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap
pendeskripsian arsip statis. Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan
penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah: 1)
identity statemen area, 2) context area, 3) content and structure area, 4)
conditions of access and use area, 5) allied materials area, 6) note area,
description control area.
Titik-titik akses informasi arsip statis didasarkan pada elemen-elemen
deskripsi. Nilai titik-titik akses ditumbuhkembangkan melalui kendali sumber.
Karena pentingnya titik akses untuk pencarian/penemuan kembali informasi,
telah dikembangkan suatu standar ICA terpisah antara arsip lembaga pemerintah
dengan nonlembaga pemerintah, International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR:CPF). ISAAR (CPF)
memberikan aturan umum untuk menyusun arsip yang menggambarkan badanbadan
hukum, perorangan dan keluarga, yang disebut sebagai pencipta (creator)
dalam pendeskripsian arsip. Elemen deskripsi ISAAR (CPF) 2004, meliputi : 1)
identity area, 2) description area, 3) relationship area, 4) control area, 5) relating
corporate bodies, persons and families to archival materials and other resources.
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk khasanah arsip
statis yang berasal lembaga pemerintah (ISAD) atau nonlembaga pemerintah
(ISAAR) : swasta, ormas/orpol, personal, dan keluarga, maka pengolahan arsip
statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola baku/standar sesuai dengan
creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih
meningkat.
3. Koordinasi (Coordination)
Koordinasi (coordination) adalah proses sikronisasi dan pembentukan
hubungan fungsional antar unsur-unsur dari suatu sistem atau sub-sistem, untuk
mencapai tujuan tertentu (Soekamto, 1983:69). Koordinasi, merupakan suatu
istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit
diimplementasikan.
Dalam lingkup archives management pekerjaan pengolahan arsip
merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi,pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).
Karena itu pelaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis tidak akan berjalan
optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dengan unit kerja lain, seperti
Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi), Unit Kerja Layanan
Informasi.
Hubungan antarsubsistem tersebut dapat terlihat ketika Arsiparis hendak
mengolah arsip diperlukan khasanah arsip yang tersimpan di ruang penyimpanan
(depo) – tempat penyimpanan arsip statis. Koordinasi berfungsi sebagai unsur
kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis agar kegiatan pengaturan dan
pengaktualisasian data dapat berjalan efektif. Pengaturan arsip pada ruang
pengolahan tidak akan berjalan efektif apabila tidak ada hubungan kerja yang
harmonis antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Penyimpanan Arsip.
Begitu halnya antara Unit Kerja Pengolahan dengan Unit Kerja Layanan Informasi
terutama ketika terjadi revisi atau pembaruan data (updating data) jalan
masuk/sarana penemuan arsip.
4. Ruang Pengolahan (Description Room)
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup
panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan
finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang
khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang
pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas,
perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja
Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter
atau jenis media arsip. Persoalannya adalah bagaimana Lembaga Kearsipan
dapat mewujudkan pembangunan ruang pengolahan arsip yang seperti itu. Hal
ini menyangkut banyak hal yang harus dipertimbangkan atau dengan kata lain
diperlukan adanya studi kelayakan (feasibility study). Harus dilakukan kajian
untuk menjamin bahwa keberadaan ruang pengolahan arsip statis akan
menunjukkan secara nyata pada peningkatan efisiensi, efektivitas, keamanan,
kenyamanan dan kreativitas pengolahan arsip, yang hilirnya merupakan kinerja
Lembaga Kearsipan secara keseluruhan.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan
perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan
dapat diambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah
memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Secara umum volume, keamanan, media arsip, pelestarian dan kualitas
akuisisi arsip menjadi pertimbangan utama bagi Lembaga Kearsipan untuk
memutuskan pembangunan ruang pengolahan. Karena dalam konteks
manajemen kearsipan fungsi pengolahan arsip statis tidak terpisahkan dengan
fungsi lainya, yakni akuisisi, preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan
dan pendayagunaan arsip statis.Oleh karena itu usulan pembangunan ruang
pengolahan arsip harus didukung data empirik mengenai volume arsip, jenis/tipe
arsip dan kualitas informasi.
Kenyamanan dan kesehatan pegawai juga penting untuk menjadi
pertimbangan pembangunan ruang pengolahan yang terpisah dengan wilayah
administasi. Kegiatan pengolahan arsip yang menyatu dengan wilayah
administasi pada Lembaga Kearsipan bukanlah suatu contoh yang tepat dalam
mengolah informasi arsip statis.
Studi kelayakan dapat dilakukan oleh pejabat fungsional Lembaga
Kearsipan atau memanfaatkan tenaga profesional dari instansi lain. Apa pun
yang menjadi pilihan hasil studi tersebut merupakan bahan yang harus dikaji
oleh manajemen. Dengan adanya persetujuan manajemen/pimpinan
pembangunan ruang pengolahan arsip dapat direalisasikan.
4. Peralatan (Tools)
Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam
pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya
boks, amplop, can, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan
perencanaan tata letak yang ditetapkan. Selain fasilitas ruang pengolahan,
pengaturan arsip statis membutuhkan unsur pendukung kerja, yakni peralatan
(equipments) dan sarana kearsipan (supplies). Hal ini diperlukan untuk
menyimpan arsip mulai dari level naskah (item), berkas (file), seri arsip (record
series) dan grup arsip (fonds). Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan
peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder,
amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan
sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Untuk sarana kearsipan
diharapkan menggunakan bahan dengan tingkat keasaman (pH) 7-8.
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk
arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto,
rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran
(nonstandard size). Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip
statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik arsip
masing-masing jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip
menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilaiguna permanen.
Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik,
hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan
yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan
aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka
penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsip karena
berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya (Terminologi Kearsipan
Indonesia, 2002:89).
Dalam penataan arsip audio-visual membutuhkan penanganan secara
intelektual dan teknik (intelectual and technical handling). Pendeskripsian arsip
audio-visual menuntut penyajian data intelektual dan data teknis secara akurat
dari arsip yang diolah. Data intelektual mencakup data yang berkaitan dengan
apa (masalah, judul/sub judul/subjek), siapa (pelaku) yang diwawancara, di
mana (lokasi), kapan (kurun waktu), masa putar (durasi), tahun pembuatan
(produksi), dsb. Sedangkan data teknis yang meliputi data tentang jenis arsip,
format atau ukuran, kualitas warna dan suara serta tingkat kerusakan.
Berkaitan dengan tuntutan ketersedian data intelektual dan teknik yang
dibutuhkan oleh user sesuai dengan jenis dan karakteristik arsip, maka dalam
mengolah arsip audio-visual suka atau tidak suka, peralatan seperti steenbeck
film, telesine, projektor, videocassette recorder, transcriber, tape player,
microreader, dll. harus senantiasa tersedia di Lembaga Kearsipan.
Selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis
pengolahan informasi arsip, perlu juga dipersiapkan juga peralatan pendukung
kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja Arsiparis, seperti
masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman.
6. SDM (Human Resources)
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa
pengaturan arsip tidak semata-mata dari aspek fisik atau otentisitasnya,
melainkan justru terutama pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik
untuk arsip konvensional maupun audio visual atau pun arsip elektronik,
pengaturannya harus ditekankan pada pengelompokan berdasarkan unit-unit
informasi kegiatan yang siap pakai (ready to use) untuk kepentingan akses dan
mutu layanan kepada publik.
Untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis
diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam
hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenanang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan (SK Menpan No.
09/KEP/M.PAN/2/2002) - yang memang telah dipersiapkan sebagai tenaga
profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya. Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk
mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada
kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran
informasi.
Dengan adanya pengaturan arsip secara profesional oleh Arsiparis yang
memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan
menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa
asing, teknologi informasi dan kmomunikasi) pada setiap Lembaga Kearsipan ,
maka pada gilirannya akan dimungkinkan terselenggaranya suatu sistem
kearsipan statis nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat
teknologi informasi dan komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi
intern Lembaga Kearsipan (local area network) maupun jaringan informasi antar
Lembaga Kearsipan (wide area network) atau sejenis JIKN (Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional). Dalam hal ini bukan saja dimungkin untuk mengetahui
khasanah arsip statis pada satu Lembaga Kearsipan, melainkan informasi
khasanah arsip statis antar Lembaga Kearsipan (ANRI, BKD, KAD).
dari :© Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi
Arsip Nasional Republik Indonesia
Langganan:
Postingan (Atom)